Premessa
I soggetti interessati dalle nostre attività di trattamento e destinatari della presente informativa sulla privacy sono, con riferimento al trattamento dei dati personali, in particolare i dipendenti dei nostri (potenziali) partner commerciali, partner di progetto, partner di cooperazione e contrattuali, fornitori di servizi, fornitori di beni e altre imprese che interagiscono con noi, nonché tutte le persone coinvolte in telefonate, comunicazioni e-mail o videoconferenze (di seguito congiuntamente denominati anche “partner commerciali” o “interessati”).
1. Titolare del trattamento e Responsabile della Protezione dei Dati
Il titolare del trattamento è ENCAVIS GmbH, Große Elbstraße 59, 22767 Amburgo, e-mail: info@encavis.com, telefono +49 40 378 562-0, rappresentata dal Managing Director Mario Schirru.
Puoi contattare il Responsabile della Protezione dei Dati di Encavis all’indirizzo sopra indicato, aggiungendo la dicitura “All’attenzione del Responsabile della Protezione dei Dati”, oppure via e-mail all’indirizzo: datenschutz@encavis.com.
2. Categorie di dati personali
Trattiamo principalmente i dati che riceviamo direttamente da te o dal tuo datore di lavoro nell’ambito dell’avvio, dell’esecuzione e/o della cessazione del rapporto commerciale (ad esempio nell’ambito di richieste di offerta, assegnazione di incarichi, rapporti contrattuali o altri contatti tramite il nostro sito web, e-mail, telefono, videoconferenze, fiere o eventi analoghi).
Qualora raccogliessimo dati tramite terzi (ad esempio attraverso il tuo datore di lavoro che ti indica come referente), comunicheremo la fonte dei dati al momento del primo contatto.
Inoltre, nella misura necessaria, trattiamo dati personali ottenuti da fonti pubblicamente accessibili (es. registri delle imprese e delle associazioni, stampa, internet) oppure trasmessi legittimamente da società del Gruppo Encavis o da altri soggetti terzi (ad es. società di informazione creditizia).
Tra i dati personali trattati possono rientrare, oltre a quelli forniti direttamente da te:
- Dati identificativi e di contatto (ad esempio nome, cognome, azienda, indirizzo, numero di telefono, fax, e-mail, professione, ruolo, titolo, grado accademico)
- Per gli amministratori e rappresentanti legali: informazioni sul mandato, iscrizione nel registro delle imprese, data di nascita e indirizzo privato
- Dati relativi alla partecipazione a eventi aziendali del Gruppo
- Registrazioni di operazioni commerciali, storico dei rapporti con partner commerciali, dettagli di progetto e dati di comunicazione relativi a e-mail, corrispondenza e telefonate
- Dati contrattuali e di fatturazione (coordinate bancarie, eventuali dati di carte di credito, codice fiscale/partita IVA, dati relativi a ordini e fatture)
- Dati derivanti dall’esecuzione dei nostri obblighi contrattuali
- Dati di identificazione e autenticazione (documenti di identità, firme)
- Informazioni sulla situazione finanziaria e sull’affidabilità creditizia
- Informazioni provenienti da fonti pubbliche e banche dati informative
- Informazioni di marketing (preferenze di contatto e di prodotto)
- Eventuali credenziali per aree riservate dei sistemi informatici
- Dati necessari per la gestione degli incarichi e dei relativi obblighi, nonché per l’esercizio, la difesa o la tutela di diritti in sede civile
- Altri dati comparabili alle categorie sopra indicate
3. Finalità e basi giuridiche del trattamento
Trattiamo i tuoi dati personali nella misura necessaria per le finalità indicate di seguito e per tutte le ulteriori finalità previste da obblighi di legge o contrattuali. A tal fine elaboriamo i dati tramite i nostri server e-mail, il sistema telefonico, altri sistemi IT e gli eventuali archivi aziendali.
a) Sulla base del tuo consenso (art. 6, par. 1, lett. a GDPR)
Qualora ci abbia fornito il consenso al trattamento dei tuoi dati personali, questi verranno trattati esclusivamente per le finalità e nei limiti indicati nella dichiarazione di consenso. Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento con effetto per il futuro.
b) Per l’esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali (art. 6, par. 1, lett. b GDPR)
Se operi come imprenditore individuale, il trattamento dei tuoi dati è necessario per l’instaurazione, l’esecuzione e la cessazione del rapporto commerciale nonché per le relative attività precontrattuali, quali negoziazioni, formulazione di offerte, pagamenti elettronici e accesso ai nostri sistemi.
c) Per adempiere a obblighi legali (art. 6, par. 1, lett. c GDPR)
Trattiamo i tuoi dati per adempiere a obblighi di legge, ad esempio obblighi fiscali, societari, in materia di protezione dei dati e di diritto civile, nonché nell’ambito di verifiche da parte delle autorità competenti e per il rispetto dei termini di conservazione previsti dalla legge.
d) Sulla base di un legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f GDPR)
Qualora tu agisca per conto di una persona giuridica, la base giuridica della collaborazione è il nostro legittimo interesse a instaurare, gestire e concludere un rapporto contrattuale con tale organizzazione.
Tra i nostri interessi legittimi rientrano in particolare:
- Identificarti come referente commerciale
- Comunicare con te
- Adempiere agli obblighi contrattuali nei confronti del tuo datore di lavoro
- Far valere, esercitare o difendere diritti legali
- Ottimizzare i processi aziendali e gestire banche dati di fornitori o CRM
- Garantire la sicurezza operativa e la gestione aziendale
- Garantire la sicurezza di edifici e impianti
- Tutelare il diritto di proprietà e di accesso
- Garantire la sicurezza informatica e il corretto funzionamento dei sistemi IT
- Conservare in modo limitato dati la cui cancellazione richiederebbe uno sforzo sproporzionato
- Finalità amministrative interne
- Miglioramento dei processi aziendali e dei prodotti
- Audit e controlli aziendali
- Gestione di elenchi di clienti, fornitori e partner commerciali
- Distruzione sicura di supporti contenenti dati
4. Fonti dei dati personali
Trattiamo dati personali ricevuti direttamente da te o dal tuo datore di lavoro.
Inoltre, nella misura necessaria, trattiamo dati ottenuti da fonti pubblicamente accessibili (ad esempio stampa e internet) o trasmessi legittimamente da terzi.
Ulteriori dati possono essere comunicati nell’ambito delle segnalazioni effettuate tramite sistemi di whistleblowing.
5. Destinatari dei dati personali
Hanno accesso ai tuoi dati esclusivamente le persone che ne hanno necessità per la gestione del rapporto commerciale, per adempiere ad obblighi contrattuali e legali o per lo svolgimento dei processi interni.
Possono inoltre accedere ai dati fornitori di servizi che operano per nostro conto ai sensi dell’art. 28 GDPR, tra cui:
- Algorit GmbH & Co. KG (firewall e filtri antispam)
- Atlassian Pty Ltd (Australia) (gestione di progetti e attività)
- CSS AG (software contabile)
- DocuSign Inc. (USA) (firma elettronica)
- EQS Group AG (compliance e insider management)
- Microsoft Ireland Operations Limited (Microsoft 365)
- Nexory GmbH (digitalizzazione e archiviazione)
- REISSWOLFF (distruzione supporti dati)
- Telekom Deutschland GmbH (servizi di telecomunicazione)
- Treasury Intelligence Solutions GmbH (software per i pagamenti)
- Trinity Management Systems GmbH (gestione assicurativa)
Ulteriori comunicazioni di dati avvengono esclusivamente quando previste dalla legge, sulla base del consenso oppure qualora sussista un interesse legittimo prevalente.
6. Trasferimenti verso Paesi terzi
Di norma non trasferiamo dati personali verso Paesi al di fuori dello Spazio Economico Europeo.
Eccezionalmente ciò può avvenire se:
- richiesto dalla legge;
- necessario per l’esecuzione di un contratto;
- hai espresso il tuo consenso.
Per Atlassian Pty Ltd (Australia) sono state sottoscritte Clausole Contrattuali Standard. Una copia può essere richiesta a Encavis.
7. Periodo di conservazione dei dati
I dati personali vengono cancellati al termine della finalità del trattamento e successivamente alla scadenza degli obblighi di conservazione previsti dalla legge.
Per le e-mail rilevanti ai fini contrattuali il periodo di conservazione è di 7 anni, mentre per le fatture è di 10 anni.
I dati trattati sulla base del consenso verranno conservati fino alla revoca dello stesso.
8. I tuoi diritti
Hai il diritto di:
- Accesso ai dati (art. 15 GDPR)
- Rettifica e integrazione dei dati (art. 16 GDPR)
- Cancellazione dei dati (art. 17 GDPR)
- Limitazione del trattamento (art. 18 GDPR)
- Portabilità dei dati (art. 20 GDPR)
Hai inoltre il diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo competente ai sensi dell’art. 77 GDPR.
Per esercitare i tuoi diritti o per qualsiasi domanda relativa al trattamento dei dati, puoi contattarci utilizzando i recapiti indicati nella sezione 1.
Informazioni sul diritto di opposizione ai sensi dell’art. 21 GDPR
Hai il diritto di opporti in qualsiasi momento, per motivi connessi alla tua situazione particolare, al trattamento dei dati personali effettuato sulla base dell’art. 6, par. 1, lett. f GDPR.
In caso di opposizione, non tratteremo più i tuoi dati personali salvo che sussistano motivi legittimi cogenti che prevalgano sui tuoi interessi, diritti e libertà oppure qualora il trattamento sia necessario per l’esercizio, l’accertamento o la difesa di diritti in sede giudiziaria.
Per esercitare tale diritto puoi contattarci utilizzando i recapiti indicati nella sezione 1.
9. Nessun obbligo di fornire i dati
Nell’ambito del rapporto commerciale sei tenuto a fornire esclusivamente i dati personali necessari per l’instaurazione, l’esecuzione e la gestione del rapporto stesso oppure quelli che siamo obbligati a raccogliere per legge. In assenza di tali dati potrebbe non essere possibile instaurare o mantenere il rapporto commerciale.
10. Modifiche alla presente informativa sulla privacy
Encavis si riserva il diritto di modificare in qualsiasi momento la presente informativa sulla privacy. Ti invitiamo pertanto a consultare regolarmente la versione più aggiornata.