La presente informativa ha lo scopo di spiegare quali dati personali vengono trattati nell’ambito delle candidature presso le società del Gruppo Encavis. Si applica a tutte le modalità attraverso cui una persona può candidarsi presso una delle società del Gruppo Encavis.
Titolari del trattamento
ENCAVIS Management GmbH & Co. KG, ENCAVIS GmbH, Encavis Asset Management AG, Encavis Portfolio Management GmbH, Asset Ocean GmbH e Stern Energy SpA costituiscono un gruppo di imprese ai sensi dell’art. 4 n. 19 GDPR.
Per garantire processi efficienti e uniformi, alcune attività amministrative vengono gestite centralmente da ENCAVIS GmbH, People & Culture, Große Elbstraße 59, 22767 Amburgo, jobs@encavis.com, +49 (0)40 378562-0.
Qualora la candidatura riguardi ENCAVIS Management GmbH & Co. KG, Encavis Asset Management AG, Encavis Portfolio Management GmbH, Asset Ocean GmbH oppure Stern Energy SpA, il trattamento dei dati avviene nell’ambito di una contitolarità tra la società interessata e ENCAVIS GmbH.
Nell’ambito della contitolarità, ENCAVIS GmbH ha stipulato con le altre società responsabili un accordo ai sensi dell’art. 26, par. 1 GDPR che definisce in modo trasparente le rispettive responsabilità. In particolare:
- Le attività di trattamento sono state progettate e concordate congiuntamente e vengono svolte come descritto nella presente informativa.
- I diritti degli interessati possono essere esercitati presso ciascun titolare utilizzando i recapiti sopra indicati.
- Gli obblighi informativi previsti dagli artt. 13 e 14 GDPR vengono adempiuti da ENCAVIS GmbH mediante la pubblicazione della presente informativa condivisa.
Dati di contatto del Responsabile della Protezione dei Dati
Puoi contattare il Responsabile della Protezione dei Dati del Gruppo all’indirizzo datenschutz@encavis.com.
Origine dei dati
Se ti candidi direttamente presso una società del Gruppo Encavis, raccogliamo tutti i dati direttamente da te.
Qualora la candidatura venga presentata tramite un’agenzia di selezione del personale, riceveremo dall’agenzia il tuo dossier di candidatura e tutti i dati che hai fornito fino al momento della trasmissione. Nelle fasi successive del processo raccoglieremo i dati esclusivamente da te.
Ambito e finalità del trattamento, categorie di dati e base giuridica
Gestione del processo di selezione
Tutti i dati forniti da te o da un’agenzia di selezione vengono trattati ai fini della gestione del processo di candidatura e selezione e sono utilizzati per valutare l’idoneità professionale e personale del candidato, per contattarlo, anche tramite e-mail o telefono, per svolgere i colloqui e per prendere una decisione in merito all’assunzione.
Trattiamo in particolare:
- dati di contatto privati, inclusi numero di telefono e indirizzo e-mail;
- formula di cortesia;
- nome e cognome;
- curriculum vitae;
- dati relativi alla formazione e alle qualifiche professionali;
- tutte le informazioni che ci fornisci durante i colloqui.
La base giuridica è l’art. 6, par. 1, lett. b GDPR, in combinazione con l’art. 88, par. 1 GDPR e il § 26 BDSG.
Inoltre, l’indirizzo e-mail e i contenuti associati possono essere trattati per l’amministrazione, l’esecuzione e la valutazione di test di personalità. Ciò include la creazione di un profilo dettagliato relativo a caratteristiche caratteriali, motivazioni e competenze sotto forma di report di valutazione. La base giuridica è l’art. 6, par. 1, lett. f GDPR, ossia il nostro interesse legittimo a supportare il processo di selezione.
Presso Encavis non sei soggetto a decisioni automatizzate né a processi di profilazione automatica.
Inserimento nel talent pool
L’inserimento nel nostro talent pool avviene esclusivamente previo tuo consenso (art. 6, par. 1, lett. a GDPR). In tal caso conserveremo i dati raccolti durante il precedente processo di candidatura.
Candidature tramite agenzie di selezione: adempimento degli obblighi contrattuali
Qualora tu sia stato presentato da un’agenzia di selezione, gli accordi contrattuali con tale agenzia prevedono generalmente il pagamento di una commissione in caso di assunzione avvenuta con successo, talvolta solo dopo il superamento del periodo di prova.
Poiché la commissione è calcolata sulla base della tua retribuzione e delle eventuali componenti accessorie, comunicheremo all’agenzia:
- il tuo salario annuo;
- eventuali componenti aggiuntive della retribuzione (ad esempio auto aziendale);
- l’esito del periodo di prova;
- l’eventuale cessazione del rapporto di lavoro su tua iniziativa.
La base giuridica è l’art. 6, par. 1, lett. f GDPR, ossia il nostro interesse legittimo all’esecuzione del contratto stipulato con l’agenzia di selezione.
Destinatari dei dati
La documentazione di candidatura viene condivisa esclusivamente con le funzioni coinvolte nel processo di selezione e che necessitano dei dati per tale finalità. In particolare:
- People & Culture (ENCAVIS GmbH);
- la funzione aziendale competente presso la società per la quale ti candidi;
- il dipartimento legale (ENCAVIS GmbH);
- il Consiglio di Amministrazione o la Direzione della società interessata.
Qualora tu abbia presentato candidatura presso Encavis Portfolio Management GmbH, potremmo essere obbligati a trasmettere determinati dati personali all’Autorità Federale Tedesca di Vigilanza Finanziaria (BaFin) ai fini della verifica dell’idoneità professionale, dell’affidabilità e della disponibilità temporale del candidato. La base giuridica è l’art. 6, par. 1, lett. c GDPR.
Per la gestione tecnica del sistema di candidatura utilizziamo inoltre:
- d.vinci HR-Systems GmbH, Amburgo (sistema di gestione delle candidature);
- LINC GmbH (LINC Personality Profiler);
- Hetzner Online GmbH (hosting e infrastruttura server).
Al di fuori di questi casi, non comunichiamo i tuoi dati personali a terzi.
Trasferimenti verso Paesi terzi
Non vengono effettuati trasferimenti di dati personali verso Paesi al di fuori dello Spazio Economico Europeo.
Periodo di conservazione
In caso di assunzione, i tuoi dati verranno inseriti nel fascicolo personale e conservati almeno per tutta la durata del rapporto di lavoro.
Se la candidatura non dovesse avere esito positivo, i dati verranno cancellati sei mesi dopo la conclusione del processo di selezione. La base giuridica è l’obbligo di poter dimostrare la conformità alla normativa tedesca sulla parità di trattamento (AGG).
Per i candidati che abbiano acconsentito all’inserimento nel talent pool, i dati saranno verificati annualmente e cancellati quando non saranno più necessari oppure in caso di revoca del consenso.
Se ritiri la candidatura durante un processo di selezione in corso, i tuoi dati saranno cancellati immediatamente, fatta eccezione per la comunicazione relativa al ritiro, che verrà conservata per sei mesi.
I tuoi diritti
Hai diritto a:
- accesso ai dati ai sensi dell’art. 15 GDPR;
- rettifica e integrazione dei dati ai sensi dell’art. 16 GDPR;
- cancellazione dei dati ai sensi dell’art. 17 GDPR;
- limitazione del trattamento ai sensi dell’art. 18 GDPR;
- portabilità dei dati ai sensi dell’art. 20 GDPR.
Diritto di revoca del consenso
Ai sensi dell’art. 7 GDPR, puoi revocare in qualsiasi momento il consenso prestato. La revoca produce effetti solamente per il futuro e non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.
Diritto di opposizione
Qualora il trattamento sia basato sul nostro interesse legittimo ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f GDPR, hai il diritto di opporti in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali che ti riguardano ai sensi dell’art. 21 GDPR.
Diritto di reclamo
Hai il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo competente ai sensi dell’art. 77 GDPR, qualora ritenga che il trattamento dei tuoi dati personali violi il GDPR.
Riserva di modifica
Ci riserviamo il diritto di modificare in qualsiasi momento le misure di sicurezza e di protezione dei dati, in particolare qualora ciò si renda necessario a seguito di sviluppi tecnologici. In tali casi, aggiorneremo di conseguenza anche la presente informativa. Ti invitiamo pertanto a consultare sempre la versione più recente.